英語で電話：ビジネス英語のフレーズを例文つきで紹介【96選】

ビジネス英語の中でも、対面で会話したり、会議に参加したり、といいろいろな場面での会話がありますが、その中でも難易度が高いのが電話でも会話ではないでしょうか。

対面の場合はジェスチャーや表情、など言葉だけではない情報から相手の感情や意図を理解しやすいのですが、電話での会話の場合はそういった非言語的な手がかりが利用できないのが理由の一つではないでしょうか。

また、電話だと対面と比較すると応答時間が短くタイムプレッシャーを感じてしまいこともあると思います。

この記事では、電話でのフレーズを5つのケースに分けて全部で96個紹介していきます。ある程度パターンを確認したり覚えておくことでなるべくスムーズに緊張せずに英語での電話が出来る手助けになればと思います。

1: 電話を受けるフレーズとパターン
2: 電話をかけるフレーズとパターン
3: 留守番電話への対応フレーズとパターン
1. 3.1 留守番電話に応答メッセージを吹き込む時の英語フレーズ
2. 3.2 留守番電話にメッセージを残す時の英語フレーズ
4: 対応に困るケースとその英語フレーズ
5: 特定のビジネスシーンでの電話フレーズ
具体的なビジネスシーンを想定した会話例
【補足】おすすめのオンライン英会話スクールとフレーズ集のリンク

1: 電話を受けるフレーズとパターン

1.1 電話に出る時の英語フレーズ

Good morning/afternoon, [Your Name] speaking. How can I assist you today?

(おはようございます/こんにちは、[あなたの名前]です。何かお手伝いできることはありますか？)

このフレーズはビジネスの場で広く使われています。自分の名前を明示し、すぐに相手の要求に対応する意思を示しています。

例文:
Good afternoon, this is John speaking. How can I assist you today?
(こんにちは、ジョンです。何かお手伝いできることはありますか？)

Hello, this is [Your Company]. [Your Name] speaking.

(もしもし、[あなたの会社]です。[あなたの名前]と申します。)

こちらも一般的な電話応対のフレーズです。会社名と自分の名前を明示しています。

例文:
Hello, this is ABC Corp. Mike speaking.
(もしもし、ABCコーポレーションです。マイクと申します。)

[Your Company], [Your Name] speaking. How may I direct your call?

([あなたの会社]、[あなたの名前]です。どの部署へお繋ぎしましょうか？)

このフレーズは、特定の人物や部署に電話を繋ぐ場合に使います。相手が求める部署や人物を尋ねています。

例文:
XYZ Ltd., Lisa speaking. How may I direct your call?
(XYZリミテッド、リサです。どの部署へお繋ぎしましょうか？)

1.2 相手の名前を聞く時の英語フレーズ

May I ask who’s calling, please?”

(どなたからかお聞きしてもよろしいでしょうか？)

ビジネスの電話応対で一般的な表現で、相手の名前を尋ねる際に使います。

例文:
Good morning, ABC Corp. May I ask who’s calling, please?
(おはようございます、ABCコーポレーションです。どなたからかお聞きしてもよろしいでしょうか？)

Could I have your name, please?

(お名前をお聞きしてもよろしいですか?)

こちらも相手の名前を尋ねる基本的な表現で、少しカジュアルな印象を与えます。

例文:
Hello, this is XYZ Ltd. Could I have your name, please?
(もしもし、XYZリミテッドです。お名前をお聞きしてもよろしいですか？)

Can you please tell me your name?”

(お名前を教えていただけますか？」

この表現もまた相手の名前を尋ねる際に使いますが、直訳すると「あなたの名前を教えていただけますか？」という意味になります。

例文:
Good afternoon, ABC Corp. Can you please tell me your name?”
(こんにちは、ABCコーポレーションです。お名前を教えていただけますか？)

1.3 担当者を確認する時の英語フレーズ

Who would you like to speak to?

(どなたとお話されたいですか？)

このフレーズは、電話をかけた相手が特定の人物と話したい場合に使います。

例文:
Good morning, ABC Corp. Who would you like to speak to?
(おはようございます、ABCコーポレーションです。どなたとお話されたいですか？)

Who is the person you’re trying to reach?”

(どなたにお繋げすればよろしいですか？)

このフレーズも相手が特定の人物と話したい場合に使われますが、よりフォーマルな印象を与えます。

例文:
Hello, this is XYZ Ltd. Who is the person you’re trying to reach?”
(もしもし、XYZリミテッドです。どなたにお繋げすればよろしいですか？)

To whom may I direct your call?”

(どの部署へお繋ぎしましょうか？)

このフレーズは特定の部署や人物に電話を繋ぐために使われます。非常に丁寧な表現で、ビジネス英語として広く使われています。

例文:
Good afternoon, ABC Corp. To whom may I direct your call?
(こんにちは、ABCコーポレーションです。どの部署へお繋ぎしましょうか？)

1.4 担当者に取り次ぐ時の英語フレーズ

Let me connect you with Mr./Ms. [Name].

([名前]さんにおつなぎします。)

こちらは担当者に電話を取り次ぐ際に使う一般的なフレーズです。[Name]には取り次ぎたい担当者の名前を入れます。

例文:
Good morning, ABC Corp. Let me connect you with Mr. Suzuki.
(おはようございます、ABCコーポレーションです。鈴木さんにおつなぎします。)

I’m transferring your call to [Department/Person’s name].

(あなたのお電話を[部署名/人名]に転送します。)

特定の部署や人物への電話の転送を告げる際に使われる表現です。

例文:
Hello, this is XYZ Ltd. I’m transferring your call to our Sales Department.
(もしもし、XYZリミテッドです。お電話を営業部へ転送します。)

Hold on a moment, I’ll put you through to [Name].

(少々お待ちください、[名前]におつなぎします。)

こちらも担当者に電話をつなぐ際に使用しますが一瞬お待ちいただく必要があることを示しています。

例文:
Good afternoon, ABC Corp. Hold on a moment, I’ll put you through to Ms. Tanaka.
(こんにちは、ABCコーポレーションです。少々お待ちください、田中さんにおつなぎします。)

1.5 担当者が不在または電話に出られないと伝える時の英語フレーズ

I’m sorry, but Mr./Ms. [Name] is currently unavailable.

(申し訳ありませんが、[名前]さんは現在お話しすることができません。)

このフレーズは担当者が現在話すことができないときに使います。具体的な理由（会議中、外出中など）を述べなくても構いません。

例文:
I’m sorry, but Mr. Suzuki is currently unavailable. Can I take a message?
(申し訳ありませんが、鈴木さんは現在お話しすることができません。何か伝言をお預かりしましょうか？)

[Name] is out of the office today.

([名前]さんは今日、出社しておりません。)

このフレーズは、担当者がその日一日出社していないときに使います。具体的な理由（出張、休暇など）は必要に応じて追加できます。

例文:
I’m afraid Ms. Tanaka is out of the office today. Can I assist you with anything?”
(申し訳ありませんが田中さんは今日、出社しておりません。何かお手伝いできることはありますか？)

[Name] is on another call at the moment.

([名前]さんは現在、他の電話に出ています。)

このフレーズは、担当者が他の電話に忙しく、すぐには対応できないときに使います。

例文:
Mr. Sato is on another call at the moment. Can I ask him to call you back?“
(佐藤さんは現在、他の電話に出ています。折り返しのお電話をお願いしてもよろしいでしょうか？)

1.6 電話を切る時の英語フレーズ

I’ll let you go now.

(それでは、失礼します。)

このフレーズは一般的に、電話を終わりにしたいときに使用します。電話を切る際の礼儀として相手に自由な時間を戻す意味合いがあります。

例文:
I’ll let you go now. Have a great day!
(それでは、失礼します。良い一日を！)

Talk to you later.

(またお話ししましょう。)

このフレーズは親しい関係または非公式の電話会話でよく使用されます。また、今後また連絡を取り合うことを約束する際にも使われます。

例文:
Talk to you later, bye.
(またお話ししましょう、さようなら。)

Goodbye for now.

(それでは、さようなら。)

このフレーズは比較的公式の電話会話で使用され、一時的に会話を終える意味合いがあります。

例文:
Goodbye for now, and thank you for your time.
(それでは、さようなら。お時間いただきありがとうございました。)

2: 電話をかけるフレーズとパターン

2.1 自分の名前を名乗る時の英語フレーズ

This is [Your Name] from [Company Name].

([会社名]の[あなたの名前]です。)

あなたの名前と所属会社を明示することで、相手にあなたが誰であるかを理解してもらうための基本的なフレーズです。

例文:
This is John from ABC Corporation.
(ABCコーポレーションのジョンです。)

My name is [Your Name].

(私の名前は[あなたの名前]です。)

シンプルな自己紹介のフレーズです。あなたが誰であるかを明示的に示すことができます。

例文:
My name is Sarah.
(私の名前はサラです。)

I am [Your Name], calling from [Company Name].

([会社名]からお電話している[あなたの名前]です。)

このフレーズは、あなたがどこから電話をかけているのかを明示的に示すとともに、あなた自身を紹介します。

例文:
I am Robert, calling from XYZ Ltd.
(XYZ株式会社からお電話しているロバートです。)

これらのフレーズは適切に使用することで、電話の相手にあなたが誰であるかを明確に伝えることができます。

2.2 担当者に取り次いでもらう時の英語フレーズ

Could I speak with [Person’s Name] please?”

([相手の名前]さんにお話しできますか？)

これは最も一般的な、特定の人物に話したいときの表現です。丁寧さを保つために、”please”を忘れずにつけることが重要です。

例文:
Could I speak with Mr. Suzuki please?
(鈴木さんにお話しできますか？)

Is [Person’s Name] available?

([相手の名前]さんはおりますか？」

これは相手が電話に出ることが可能かどうかを尋ねる表現です。直接的な要求ではないため、よりフォーマルな状況で使うことができます。

例文:
Is Mrs. Smith available?
(スミスさんはおりますか？)

I’d like to talk to [Person’s Name] if he/she is there.

(もし[相手の名前]さんがそちらにいらっしゃれば、お話したいのですが。)

これはある程度の柔軟性を持つ表現です。直接的な要求ではなく、相手が利用可能である場合にのみ話を進めたいという意向を示します。

例文:
I’d like to talk to Mr. Johnson if he is there.
(もしジョンソンさんがそちらにいらっしゃれば、お話したいのですが。)

これらのフレーズを使うことで、自分が話したい人物に対して自分の意図をはっきりと示すことができます。

2.3 アポイントの時間や場所を決める時の英語フレーズ

Could we arrange a meeting for [Day/Time]?

([日時]にミーティングを設定することはできますか？)

これは特定の日時に会議を設定する提案をするときに使われる表現です。一般的で丁寧なフレーズなので広く使えます。

例文:
Could we arrange a meeting for Tuesday at 3PM?
(火曜日の午後3時にミーティングを設定することはできますか？)

What time would work best for you?

(あなたにとって最適な時間は何時ですか？)

このフレーズは相手の都合を最優先に考え、それに合わせて時間を設定したいときに使います。相手への配慮が示されるので丁寧な表現と言えます。

例文:
What time would work best for you for our conference call?
(私たちの電話会議にとって、あなたにとって最適な時間は何時ですか？)

Let’s meet at [Location] at [Time].

([時間]に[場所]で会いましょう。)

このフレーズは具体的な時間と場所を指定して会うことを提案します。直接的な表現なので、予め予定が合うことが確認できている場合などに使えます。

例文:
Let’s meet at the Starbucks near the station at 10AM.
(午前10時に駅近くのスターバックスで会いましょう。)

これらのフレーズは、具体的な日時や場所を指定することで、電話越しにも効果的にミーティングのアレンジをすることができます。

2.4 アポイントを変更する時の英語フレーズ

I’m afraid I have to reschedule our meeting.

(申し訳ありませんが、私たちの会議を再スケジューリングしなければならないようです。)

このフレーズは自分から会議を再スケジューリングする必要があることを伝える時に使います。丁寧な表現で、相手に対する配慮が示されます。

例文:
I’m afraid I have to reschedule our meeting. Something urgent came up.
(申し訳ありませんが、何か急用ができたため、私たちの会議を再スケジューリングしなければならないようです。)

Can we move the meeting to another day?

(会議を別の日に移すことはできますか？)

このフレーズは会議を別の日に移動することを提案します。具体的な日にちはこの後の会話で決めることが一般的です。

例文:
Can we move the meeting to another day? I have a conflict on the current schedule.
(会議を別の日に移すことはできますか？現在のスケジュールでは都合がつきません。)

Would it be possible to start the meeting a bit earlier/later?

(会議を少し早く/遅く開始することは可能ですか？)

このフレーズは会議の開始時間を早めるか遅らせることを提案します。状況により早く/遅くを選んで使用します。

例文:
Would it be possible to start the meeting a bit later? I have a prior engagement.
(会議を少し遅く開始することは可能ですか？前の約束があります。)

これらのフレーズは、自分の都合を相手に伝え、効果的にミーティングの再スケジューリングを行うためのものです。

2.5 担当者が不在の場合の英語フレーズ

I was hoping to speak with [Name], is he/she available?

([名前]さんと話したいのですが、出ていただくことは可能でしょうか？)

このフレーズは相手にある特定の人と話すことを望んでいることを伝えます。名前を具体的に言うことで、誰と話したいのかを明確にします。

例文:
I was hoping to speak with Mr. Suzuki, is he available?
(鈴木さんと話したいのですが、出ていただくことは可能でしょうか？)

Could you let me know when [Name] will be available?

([名前]さんがいつ出ていただけるか教えていただけますか？)

このフレーズは相手がいつ利用可能かを確認するために使います。それにより、適切な時間に再度電話をかけることが可能になります。

例文:
Could you let me know when Ms. Tanaka will be available?
(田中さんがいつ出ていただけるか教えていただけますか？)

Is there a good time to call back?

(折り返し電話をするのに良い時間はありますか？)

このフレーズは、相手の都合に合わせて最適な時間を見つけるために使います。これは礼儀正しく、配慮のある対応を示します。

例文:
Is there a good time to call back? I need to discuss something important with Mr. Sato.(折り返し電話をするのに良い時間はありますか？佐藤さんと大事なことを話す必要があります。)

これらのフレーズは、あなたが特定の人と話すことを望んでいることを、適切かつ礼儀正しく伝えるためのものです。

2.6 携帯電話にかける時の英語フレーズ

May I call you on your cell?

(携帯電話にかけてもよろしいですか？)

このフレーズは、相手の携帯電話に直接電話をかける許可を求めるために使います。

例文:
I have something urgent to discuss. May I call you on your cell?
(緊急に話すことがあります。携帯電話にかけてもよろしいですか？)

Could I reach you at your mobile number?

(携帯電話の番号で連絡を取ることはできますか？)

このフレーズは、相手の携帯電話に直接連絡を取りたいときに使います。これは特に、相手がオフィス以外の場所にいる場合や、緊急の連絡が必要な場合に有用です。

例文:
We need to discuss the changes in the project. Could I reach you at your mobile number?
(プロジェクトの変更点について話す必要があります。携帯電話の番号で連絡を取ることはできますか？)

Is it okay if I call your cell directly?

(直接あなたの携帯電話にかけてもいいですか？)

このフレーズもまた、相手の携帯電話に直接電話をかける許可を求めるために使います。直接連絡を取ることが適切かどうかを尋ねることで、相手のプライバシーを尊重する態度を示します。

例文:
Is it okay if I call your cell directly? I’d like to discuss our meeting agenda.|
(直接あなたの携帯電話にかけてもいいですか？ミーティングのアジェンダについて話したいと思っています。)

これらのフレーズは、あなたが相手の携帯電話に直接電話をかける意向を適切に伝えるためのものです。

2.7 電話を切る時の英語フレーズ

I appreciate your time. Goodbye.

(お時間をいただき、ありがとうございました。さようなら。)

電話を終える際には、相手の時間を尊重し、感謝の意を示すことが重要です。このフレーズはそのためのものです。

例文:
Thank you for the information. I appreciate your time. Goodbye.
(情報をありがとうございました。お時間をいただき、感謝します。さようなら。)

I look forward to our next conversation. Take care.

(次回のお話を楽しみにしています。お元気で。)

これは相手との次回のコミュニケーションを前向きに期待していることを示し、同時に相手の健康や安全を気遣うフレーズです。

例文:
I look forward to our meeting next week. Take care.
(来週の会議を楽しみにしています。お元気で。)

Let’s talk again soon. Goodbye.

(また近いうちに話しましょう。さようなら。)

このフレーズは、近いうちに再び連絡を取ることを約束する形で電話を終えます。これはビジネスのコンテクストでは特に有用で、連続的なコミュニケーションを維持することを示します。

例文:
Thanks for the update. Let’s talk again soon. Goodbye.
(アップデートをありがとう。また近いうちに話しましょう。さようなら。)

電話を終える際のフレーズは、その会話を適切に締めくくり、前向きな印象を残すために重要です。

3: 留守番電話への対応フレーズとパターン

留守番電話への対応もビジネスコミュニケーションの一部であり、適切なメッセージを残すことで相手に情報を効果的に伝えることができます。以下に、留守番電話にメッセージを残す際の一般的なフレーズを紹介します。

3.1 留守番電話に応答メッセージを吹き込む時の英語フレーズ

You’ve reached [Your Name] at [Company]. I’m not available right now.

([会社]の[あなたの名前]です。現在、対応ができません。)

留守番電話のメッセージは自分の名前と会社名を明確に伝えることが重要です。これは相手が適切な人物にメッセージを残していることを確認できるようにするためです。

例文:
You’ve reached John Doe at XYZ Corp. I’m not available right now.”
(XYZ CorpのJohn Doeです。現在、対応ができません。)

Please leave a message and I’ll get back to you as soon as possible.

(メッセージをお願いします。可能な限り早くご連絡いたします。)

メッセージを残すよう依頼し、そのメッセージに返信することを約束することで、相手が伝えたい情報を安心して残せるようにします。

例文:
Please leave a message with your name and number, and I’ll get back to you as soon as possible.
(お名前と番号をメッセージに残していただければ、可能な限り早くご連絡いたします。)

Thank you for calling. Have a great day!

(お電話いただきありがとうございます。素敵な一日を！)

留守番電話メッセージの最後には、感謝の意を表しポジティブなメッセージを残すことが一般的です。

例文:
Thank you for calling ABC Company. Have a great day!
(ABC Companyにお電話いただき、ありがとうございます。素敵な一日を！)

3.2 留守番電話にメッセージを残す時の英語フレーズ

留守番電話にメッセージを残す際には、自分の名前、連絡先、そして連絡の目的を明確に伝えることが重要です。以下にそのための基本的なフレーズをご紹介します。

Hi, this is [Your Name] from [Company]. I’m calling regarding…

(こんにちは、[会社]の[あなたの名前]です。…についてお電話しました。)

電話をかけた目的を明確に伝えることは、相手がメッセージを理解し適切に対応するために重要です。

例文:
Hi, this is Jane Doe from XYZ Corp. I’m calling regarding our meeting next week.
(こんにちは、XYZ CorpのJane Doeです。来週の会議についてお電話しました。)

Could you please call me back at [Your Number]?

([あなたの電話番号]まで、折り返しのお電話をいただけますか？)

自分の連絡先を明示的に伝えることで、相手が返信する際の手間を省くことができます。

例文:
Could you please call me back at 123-456-7890?
(123-456-7890まで、折り返しのお電話をいただけますか？)

Thank you for your attention. Looking forward to hearing from you.

(ご対応いただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしています。)

メッセージの終わりには、相手に感謝の意を示し、返信を待っていることを伝えると良いでしょう。

語例文:
Thank you for your attention. Looking forward to hearing from you soon.
(ご対応いただきありがとうございます。近いうちにご連絡をいただけることを楽しみにしています。)

4: 対応に困るケースとその英語フレーズ

4.1 聞き取りにくい場合

英語の電話対応では、アクセントや発音の違いから聞き取りにくい場合があります。そんな時に役立つフレーズをご紹介します。

Could you please speak more slowly?

(もう少しゆっくりお話しいただけますか？)

相手が速く話す場合、このフレーズを使ってゆっくり話してもらうことをお願いすることができます。

例文:
I’m sorry, could you please speak more slowly? I’m having a little trouble keeping up.
(申し訳ありませんが、もう少しゆっくりお話しいただけますか？少々ついていけていないのです。)

Could you please repeat that?

(もう一度おっしゃっていただけますか？)

聞き逃した情報がある場合、このフレーズを使って再度情報を確認することができます。

例文:
I’m sorry, could you please repeat that? I didn’t catch the last part.
(申し訳ありませんが、もう一度おっしゃっていただけますか？最後の部分を聞き逃してしまったのです。)

Could you please spell that for me?

(それをつづっていただけますか？)

名前や専門用語など、スペルが分からない単語が出てきた場合に使えるフレーズです。

例文
I’m sorry, could you please spell that for me? I want to make sure I have it right.
(申し訳ありませんが、それをつづっていただけますか？正しく理解したいと思います。)

4.2 電話が途中で切れてしまった場合

電話が途中で切れてしまったときの対応に困ったことはありませんか？以下に、そのような状況を円滑に乗り越えるためのフレーズを紹介します。

We seem to have been disconnected.

(私たちの通話が途切れたようです。)

途中で電話が切れてしまった場合に使うことができるフレーズです。

例文:
I’m sorry, but we seem to have been disconnected. Could we continue our conversation?
(申し訳ありません、私たちの通話が途切れたようです。話を続けることは可能ですか？)

I think we got cut off.

(私たちの電話が切れたようです。)

これも電話が途中で切れてしまった時に使える表現で、前述のフレーズとほぼ同じ意味です。

例文:
I’m sorry, I think we got cut off. Can you please repeat what you were saying?”
(申し訳ありません、私たちの電話が切れたようです。あなたが言っていたことをもう一度繰り返していただけますか？)

I couldn’t hear you properly because of a bad connection.

(接続が悪かったため、あなたの話をきちんと聞くことができませんでした。)

通話が途切れたり、通話品質が悪かったことで内容を理解できなかった場合に使える表現です。

例文:
I apologize, I couldn’t hear you properly because of a bad connection. Could you please say that again?”
(申し訳ありません、接続が悪かったため、あなたの話をきちんと聞くことができませんでした。それをもう一度言っていただけますか？)

4.3 長引いた電話を打ち切る場合

電話が長引き、時間を節約するために電話を打ち切る必要がある場合に役立つフレーズを紹介します。

I’m sorry, but I have another call waiting.

(申し訳ありません、他に待機している通話があります。)

他に待機中の電話があることを理由に、電話を終了する際に使えるフレーズです。

例文:
I’m sorry, but I have another call waiting. Can we continue this conversation later?
(申し訳ありませんが、他に待機している通話があります。この会話を後で続けることは可能ですか？)

I’m afraid I’ll have to cut this call short.

(残念ながらこの通話を切らなければなりません。)

通話を早めに終了することを相手に伝えるのに使えるフレーズです。

例文:
I’m afraid I’ll have to cut this call short. I have another appointment.
(残念ながらこの通話を切らなければなりません。別の予約があります。)

I’m running out of time.

(時間がなくなってきました。)

時間が限られていることを伝えるのに使える一般的な表現です。

例文:
I’m sorry, I’m running out of time. Can we pick this up again later?
(申し訳ありません、時間がなくなってきました。後で再度この話題について話し合うことはできますか？)

4.4 間違い電話を受けた場合、間違い電話をかけた場合

間違い電話が発生した場合の対応を示すフレーズをご紹介します。

I’m sorry, I think you have the wrong number.

(申し訳ありません、間違った番号だと思います。)

自分が受け取った電話が間違い電話であることを伝えるために使えるフレーズです。

例文:
I’m sorry, I think you have the wrong number. This is a private line.
(申し訳ありません、間違った番号だと思います。これは個人の電話番号です。)

I’m sorry, I must have dialed the wrong number.

(申し訳ありません、番号を間違えてダイヤルしたようです。)

自分が間違い電話をかけてしまったことを認めるために使えるフレーズです。

例文:
I’m sorry, I must have dialed the wrong number. I was trying to reach Mr. Smith.
(申し訳ありません、番号を間違えてダイヤルしたようです。スミス氏に連絡しようとしていました。)

Could you please check the number you dialed?

(ダイヤルした番号を確認していただけますか？)

相手に自分の電話番号を再確認してもらうために使えるフレーズです。

例文:
I’m afraid this isn’t Mr. Smith’s office. Could you please check the number you dialed?
(恐れ入りますが、ここはスミス氏のオフィスではありません。ダイヤルした番号を確認していただけますか？)

4.5 内線電話を取り間違えた場合

内線電話で間違いが生じた場合の対応を示すフレーズをご紹介します。

I’m sorry, I was trying to reach a different extension.

(申し訳ありません、別の内線にかけるつもりでした。)

自分が間違った内線にかけてしまったことを認めるときに使うフレーズです。

例文:
I’m sorry, I was trying to reach the marketing department, but I must have dialed a different extension.
(申し訳ありません、マーケティング部にかけるつもりでしたが、間違った内線にかけてしまったようです。)

I’m afraid you’ve reached the wrong extension.

(恐れ入りますが、間違った内線にお繋がりです。)

自分のところにかかってきた内線が間違いだと相手に伝えるときに使うフレーズです。

例文:
I’m afraid you’ve reached the wrong extension. This is the accounting department.
(恐れ入りますが、間違った内線にお繋がりです。ここは会計部です。)

Could you please check the extension number you dialed?

(ダイヤルした内線番号を確認していただけますか？)

間違い電話をかけてきた相手に、もう一度内線番号を確認してもらうときに使うフレーズです。

例文:
I think there’s been a mix-up. Could you please check the extension number you dialed?
(何か間違いがあったようです。ダイヤルした内線番号を確認していただけますか？)

4.6 担当者が退職してしまっている場合

担当者が既に退職している場合の対応フレーズをご紹介します。

I’m sorry, but the person you’re trying to reach no longer works here.

(申し訳ありませんが、ご連絡いただいた方はもうここにはおりません。)

相手が退職したことを相手に伝えるときに使うフレーズです。

例文:
I’m sorry, but Mr. Smith, the person you’re trying to reach, no longer works here.
(申し訳ありませんが、ご連絡いただいたスミスさんはもうここにはおりません。)

May I assist you instead?

(代わりに私がお手伝いしましょうか？)

退職した担当者に代わって自分が対応する意志を示すときに使うフレーズです。

例文:
Mr. Smith no longer works here. May I assist you instead?
(スミスさんはもうここにはおりません。代わりに私がお手伝いしましょうか？)

I can direct you to the person who is now in charge.

新たに担当になった方へご案内いたします。

退職した担当者に代わる新たな担当者への連絡を提案するときに使うフレーズです。

例文:
Mr. Smith is no longer with us, but I can direct you to Ms. Johnson who is now in charge.
(スミスさんはもういませんが、現在担当のジョンソンさんへご案内いたします。)

4.7 名前や会社名のスペル確認が必要な場合

名前や会社名のスペルを確認する必要がある場合のフレーズをご紹介します。

Could you spell that for me, please?

それをつづっていただけますか？

相手の名前や会社名のスペルを確認したいときに使うフレーズです。

例文:
Could you spell your name for me, please?
(お名前をつづっていただけますか？)

Could you please spell that using the phonetic alphabet?

それをフォネティック・アルファベット（国際音声記号）を使ってつづっていただけますか？

フォネティック・アルファベットを使ってスペルを確認することで、誤解を避けることができます。

例文:
Could you please spell your company name using the phonetic alphabet?
(お手数ですが、会社名をフォネティック・アルファベットを使ってつづっていただけますか？)

Did I get that right? Is it …?

(私の理解で合っていますか？それは…ですよね？)

スペルを確認した後、自分の理解が正しいかを確認するときに使うフレーズです。

例文:
Did I get that right? Is it S-M-I-T-H?
(私の理解で合っていますか？それはS-M-I-T-Hですよね？)

4.8 保留または転送する場合

電話を保留したり、他の部署や担当者に転送する場合のフレーズをご紹介します。

Could you hold the line, please?

(お待ちいただけますか？)

電話を一時保留にする際に使用します。

例文:
Could you hold the line, please? I’ll check the information for you.
(いただけますか？情報を確認いたします。)

I’m going to transfer your call to…

(お電話を…に転送します。)

他の部署や担当者に電話を転送する際に使用します。

例文:
I’m going to transfer your call to our sales department.
(お電話を営業部に転送します。)

Please wait a moment while I transfer your call.

(お電話を転送するまで少々お待ちください。)

電話を転送する際に相手に待機を依頼するフレーズです。

例文:
Please wait a moment while I transfer your call to Mr. Smith.
(スミスさんにお電話を転送するまで少々お待ちください。)

4.9 話し合った内容の理解に自信が持てない場合

英語の電話会話中に自信を持てないとき、内容を正確に把握するために利用できるフレーズをご紹介します。

Could you please repeat that?

(もう一度言っていただけますか？)

聞き取りに自信がない時や、理解できなかった情報を再度確認するときに使用します。

例文:
I’m sorry, I didn’t catch that. Could you please repeat that?
(すみません、よく聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか？)

Could you please speak more slowly?

(もう少しゆっくり話していただけますか？)

速い話速度で理解できない場合に、相手にゆっくり話すように頼むときに使用します。

例文:
Could you please speak more slowly? I want to make sure I understand everything.
(もう少しゆっくり話していただけますか？すべて理解したいと思います。)

Can you clarify what you mean by…?

(…とはどういう意味ですか、具体的に教えていただけますか？)

特定の部分や用語について理解するために、相手に説明を求めるときに使用します。

例文:
Can you clarify what you mean by ‘standard delivery’?
(“standard delivery”とは具体的にどういう意味ですか？)

5: 特定のビジネスシーンでの電話フレーズ

5.1 ビジネスミーティングのアレンジ

ビジネスではミーティングのアレンジも電話で行われることがあります。その際に役立つフレーズをご紹介します。

I would like to arrange a meeting with you.

(ミーティングを設定したいと思います。)

このフレーズは、新たにミーティングを設定したいときに使用します。

例文:
I would like to arrange a meeting with you next week to discuss our project.
(来週、私たちのプロジェクトについて話すためのミーティングを設定したいと思います。)

What time works best for you?

(何時が最も都合がよろしいですか？)

ミーティングの日時を決めるときに、相手の都合を尋ねるフレーズです。

例文:
What time works best for you on Wednesday for our meeting?
(水曜日のミーティングで、何時が最も都合が良いですか？)

Let’s confirm the meeting details.

(ミーティングの詳細を確認しましょう。)

ミーティングの詳細を確認するときに使うフレーズです。

例文:
Let’s confirm the meeting details. We’re scheduled for next Monday at 10 am, correct?(ミーティングの詳細を確認しましょう。次の月曜日の午前10時に予定していますよね？)

5.2 ビジネスプロポーザルの確認

ビジネスプロポーザルの確認を行う際のフレーズを紹介します。

I’d like to discuss our proposal with you.

(私たちの提案について話し合いたいと思います。)

自分の提案について話し合う意向を示すフレーズです。

例文:
I’d like to discuss our proposal for the marketing campaign with you.
(マーケティングキャンペーンの提案について話し合いたいと思います。)

Could you provide your feedback on our proposal?

(私たちの提案についてフィードバックをいただけますか？)

相手に対して、提案に対する意見や感想を求めるフレーズです。

例文:
Could you provide your feedback on our proposal by the end of this week?
(今週末までに私たちの提案についてフィードバックをいただけますか？)

We’re open to any suggestions you might have.

(あなたが持っている可能性のあるすべての提案に対して、私たちは開かれています。)

自分たちの提案に対する相手の意見を受け入れる態度を示すフレーズです。

例文:
We’re open to any suggestions you might have on improving our proposal.
(私たちの提案を改善するためのあなたのすべての提案に、私たちは開かれています。)

5.3 契約の詳細や変更点の確認

契約についての会話をスムーズに進めるためのフレーズを紹介します。

Could we go over the terms of our agreement?

(私たちの契約の条項を見直すことはできますか？)

契約の詳細について再確認を求めるフレーズです。

例文:
Could we go over the terms of our agreement before we proceed further?
(さらに進行する前に、私たちの契約の条項を見直すことはできますか？)

We’ve made some changes to the contract.

(契約にいくつかの変更を加えました。)

契約書に変更があったことを通知するフレーズです。

例文:
We’ve made some changes to the contract, particularly in section 5.
(契約にいくつかの変更を加えました、特にセクション5に。)

Let’s confirm the changes we’ve agreed on.

(私たちが合意した変更点を確認しましょう。)

共に合意した変更点について確認を促すフレーズです。

例文:
Let’s confirm the changes we’ve agreed on to make sure we’re on the same page.
(同じ認識にあることを確認するために、私たちが合意した変更点を確認しましょう。)

5.4 問題やトラブルについての報告と対策

問題やトラブルが発生したときに適切にコミュニケーションをとるためのフレーズを紹介します。

We’ve encountered a problem with…

(私たちは…に問題を遭遇しました。)

特定の問題が発生したと伝えるフレーズです。

例文:
We’ve encountered a problem with the delivery schedule.
(私たちは配送スケジュールに問題を遭遇しました。)

I’m calling to discuss the issue with…

(…についての問題を話し合うために電話しています。)

特定の問題について話し合う意図を示すフレーズです。

例文:
I’m calling to discuss the issue with our latest invoice.
(最新の請求書についての問題を話し合うために電話しています。)

Could you provide a solution to the problem?

(問題に対する解決策を提供できますか？)

問題に対する解決策を求めるフレーズです。

例文:
Could you provide a solution to the problem we have with the shipment?
(出荷に関する私たちの問題に対する解決策を提供できますか？)

5.5 商品やサービスの注文

ビジネスでよく使われる商品やサービスの注文に関するフレーズを紹介します。

I would like to place an order for…

(…の注文をしたいと思います。)

特定の商品やサービスの注文をするときに使うフレーズです。

例文:
I would like to place an order for 100 units of your product.
(あなたの製品を100個注文したいと思います。)

Could you confirm the availability of…

(…の利用可能性を確認していただけますか？)

注文したい商品やサービスが利用可能かどうかを確認するフレーズです。

例文:
Could you confirm the availability of your new software version?
(新しいソフトウェアのバージョンの利用可能性を確認していただけますか？)

When can I expect the delivery?

(いつ配達を期待できますか？)

注文した商品がいつ配達されるかを尋ねるフレーズです。

例文:
When can I expect the delivery of the ordered equipment?
(注文した機器の配達はいつ期待できますか？)

5.6 配送や納品のスケジュール確認

配送や納品のスケジュールを確認する際のフレーズを紹介します。

Could you give me an update on the delivery schedule for…?

(…の配送スケジュールについて最新情報を教えていただけますか？)

特定の商品やサービスの配送スケジュールを確認するときに使います。

例文:
Could you give me an update on the delivery schedule for the ordered parts?
(注文した部品の配送スケジュールについて最新情報を教えていただけますか？)

Has there been any change to the delivery date of…?

(…の配送日に変更はありましたか？)

配送日程に変更がないかを確認するフレーズです。

例文:
Has there been any change to the delivery date of our equipment?
(私たちの機器の配送日に変更はありましたか？)

When is the expected date of arrival for…?

(…の到着予定日はいつですか？)

商品やサービスがいつ到着する予定かを尋ねるフレーズです。

例文:
When is the expected date of arrival for the shipment?
(出荷物の到着予定日はいつですか？)

5.7 支払いや請求についての確認

ビジネスのやりとりで欠かせないのが、支払いや請求に関するやりとりです。それをスムーズに行うためのフレーズを紹介します。

Could you confirm the payment terms for…?

(…の支払い条件を確認していただけますか？)

特定の商品やサービスの支払い条件を確認するために使います。

例文:
Could you confirm the payment terms for the upcoming project?
(今後のプロジェクトの支払い条件を確認していただけますか？)

I would like to verify the amount on the invoice.

(請求書の金額を確認したいのですが。)

請求書の金額について確認を求めるときに使うフレーズです。

例文:
I would like to verify the amount on the invoice for last month’s services.
(先月のサービスについての請求書の金額を確認したいのですが。)

When is the due date for this payment?

(この支払いの期限はいつですか？)

支払い期限を確認するときに使うフレーズです。

例文:
When is the due date for this payment for our software subscription?
(ソフトウェアのサブスクリプションについてのこの支払いの期限はいつですか？)

5.8 プロジェクトの進捗状況の確認

ビジネスの進行においてプロジェクトの進捗を把握することは非常に重要です。その際に便利なフレーズをご紹介します。

Could you give me an update on the project?

(プロジェクトの進捗を教えていただけますか？)

プロジェクトの最新の状況を尋ねる時に使います。

例文:
Could you give me an update on the software development project?
(ソフトウェア開発プロジェクトの最新の状況を教えていただけますか？)

Are we on track to meet the deadline?

(期限を満たすための進行状況は順調ですか？)

プロジェクトがスケジュール通りに進行しているかを尋ねる時に使います。

例文:
Are we on track to meet the deadline for the product launch?
(製品発売の期限を満たすための進行状況は順調ですか？)

What are the next steps in the project?

(プロジェクトの次のステップは何ですか？)

プロジェクトの次の行動計画やタスクについて尋ねる時に使います。

例文:
What are the next steps in the marketing campaign project?
(マーケティングキャンペーンのプロジェクトの次のステップは何ですか？)

具体的なビジネスシーンを想定した会話例

スケジュール調整

A: “Hello, this is John from XYZ company. May I speak with Mr. Suzuki?”
(こんにちは、XYZ社のジョンです。鈴木さんにお話しできますか？)

B: “I’m afraid he’s in a meeting at the moment. Can I take a message?”
(申し訳ありませんが、彼は現在会議中です。何か伝言をお預かりできますか？)

A: “Could you let him know that we need to reschedule the meeting next week?”
(来週の会議を再スケジューリングする必要があると彼に伝えていただけますか？)

B: “Sure, I’ll pass on the message. Thank you for calling.”
(もちろん、その伝言をお伝えします。お電話ありがとうございました。)

ビジネスパートナーに会議の再スケジューリングを伝えるシーンが描かれています。このシーンでは、相手が不在であった場合に伝言を頼むというシチュエーションが生じます。このような場合、”May I speak with [Name]?” や “Can I take a message?” といった表現が役立ちます。

発送日の確認

A: “Hello, could I speak to the person in charge of sales?”
(こんにちは、セールス担当者にお話しできますか？)

B: “That would be me. How can I assist you today?”
(私がその担当者です。どのようにお手伝いできますか？)

A: “I’d like to confirm the delivery date of our order.”
(私たちの注文の配送日を確認したいのですが。)

B: “Could I have your order number, please?”
(注文番号をお知らせいただけますか？)

ある会社から別の会社のセールス担当者に連絡し、商品の配送日についての確認を求めるシーンが示されています。このようなケースでは、 “Could I speak to the person in charge of [department]?” や “Could I have your order number, please?” といった具体的な情報を尋ねるフレーズが使用されます。

契約に関する話し合い

A: “Hello, this is Maria from ABC company. I’m calling to discuss the details of our contract.”
(こんにちは、ABC社のマリアです。契約の詳細について話し合うために電話しました。)

B: “Hello Maria, I was expecting your call. Let’s go over the contract.”
(こんにちは、マリアさん。あなたからの電話を待っていました。契約内容を見ていきましょう。)

A: “Great. First, I wanted to discuss the payment terms.”
(素晴らしい。まず、支払条件について話し合いたいと思います。)

B: “Absolutely. What is it that you want to change about the payment terms?”
(もちろんです。支払条件について何を変更したいのですか？)

この例では、契約についての詳細を話し合うために電話をかけているシーンが描かれています。契約内容について議論する際には、具体的な問題点や変更点を指摘するフレーズ、例えば “I’m calling to discuss the details of our contract.” や “What is it that you want to change about the payment terms?” などが適用されます。

製品情報の確認

A: “Good morning, I’d like to request some information about your new product.”
(おはようございます、あなたの新製品についての情報をリクエストしたいのですが。)

B: “Of course. What specific information would you like?”
(もちろんです。具体的にどのような情報が必要ですか？)

A: “Could you tell me more about the product’s specifications and pricing?”
(製品の仕様と価格について詳しく教えていただけますか？)

B: “Absolutely. I will send you an email with the detailed specifications and pricing.”
(もちろんです。詳細な仕様と価格についてのメールをお送りします。)

の例文では、新製品についての情報を要求するシチュエーションを想定しています。新製品の詳細を求める場合、 “I’d like to request some information about your new product.” や “Could you tell me more about the product’s specifications and pricing?” といったフレーズが有用です。

プロジェクトの進行状況の確認

A: “Could you give me an update on the project?”
( プロジェクトの進捗を教えていただけますか？)

B: “Sure. We’re on track and expect to finish the first phase by the end of this week.”
( もちろんです。私たちは予定通り進行中で、今週末までに最初のフェーズを終える予定です。)

A: “That’s good to hear. What are the next steps in the project?”
(それは良いニュースです。プロジェクトの次のステップは何ですか？)

B: “Next, we plan to start the testing phase.”
(次に、テストフェーズを開始する予定です。)

プロジェクトの進行状況について更新情報を求めるシチュエーションを描いています。プロジェクトの進行状況を尋ねる時には、 “Could you give me an update on the project?” や “What are the next steps in the project?” といったフレーズが役立ちます。

請求書の内容確認の会話

A: Hello, this is Tom from Acme Corp. I’m calling about the invoice you sent us.
（こんにちは、Acme CorpのTomです。送られてきた請求書について電話しました）

B: Hello Tom. How can I assist you with the invoice?
（こんにちはTomさん。どのようにお手伝いできますか？）

A: There seems to be a discrepancy in the amounts. Could we go over it together?
（金額に違いがあるようです。一緒に見直していただけますか？）

B: Of course, I have the invoice in front of me. Let’s go through it.
（もちろんです、私の前に請求書があります。一緒に見ていきましょう）

この会話では、Tomさんが請求書についての問題を指摘しており、対話相手がそれに対応しています。このような状況では、問題を具体的に述べ、協力を要請する表現が役立ちます。例えば、 “There seems to be a discrepancy in the amounts. Could we go over it together?” のような表現が使われています。

スケジュール確認の例

A: Good morning. This is Lisa from BCD Associates. I’d like to confirm our meeting for next week.
（おはようございます。BCD AssociatesのLisaです。来週の会議の確認をしたくて電話しました）

B: Good morning Lisa. Yes, let me check the schedule… Our meeting is on Tuesday at 2 pm, right?
（おはようございます、Lisaさん。スケジュールを確認します…。会議は火曜日の午後2時で良かったですよね？）

A: That’s correct. See you then.
（その通りです。それでは当日をお待ちしています）

B: See you next Tuesday. Have a great day.
（来週の火曜日にお会いしましょう。良い一日を）

ここでは、Lisaさんが次週のミーティングの確認をしており、相手がそれを確認しています。ミーティングの日程を確認する場合には、具体的な日時を指定し、相手がそれを確認できるようにする表現が重要です。 “I’d like to confirm our meeting for next week.” のような表現がこれに当たります。

クレームと対応の例

A: Hi, this is Jack from the product team. I heard there was an issue with our latest shipment?
（こんにちは、プロダクトチームのJackです。最新の出荷に問題があったと聞きましたが？）

B: Yes, Jack. We’re missing several items from the order.
（はい、Jackさん。注文した商品のいくつかが欠品しています）

A: I’m sorry to hear that. Can you tell me which items are missing so I can look into it?
（それは申し訳ありません。どの商品が欠品しているか教えていただけますか？確認します）

B: Sure, I will send you the list right away.
（はい、すぐにリストを送ります）

Jackさんが出荷の問題について問い合わせており、相手がそれに応答しているシーンです。このような状況では、問題を具体的に指摘し、情報を求める表現が役立ちます。 “I heard there was an issue with our latest shipment?” や “Can you tell me which items are missing so I can look into it?” のような表現がそれに該当します。

不在時の対応の例①(伝言を残す場合)

A: Hi, I’m trying to reach Mike from the finance team. Is he available?
（こんにちは、ファイナンスチームのMikeさんに連絡しようとしています。彼はいらっしゃいますか？）

B: I’m sorry, but Mike is currently in a meeting. Can I take a message?
（申し訳ありませんが、Mikeさんは現在会議中です。伝言を承りましょうか？）

A: Could you let him know that I’ve emailed the reports he asked for? This is Alex from the sales team.
（彼に私から要求されていたレポートをメールしたと伝えていただけますか？セールスチームのAlexです）

B: Of course, Alex. I will let him know as soon as he is free.
（もちろんです、Alexさん。彼が空いたらすぐに伝えます）

AlexさんがMikeさんに連絡を試みており、相手がメッセージを預かるシーンです。ここでは、特定の人物に連絡を試み、その人物が不在の場合にはメッセージを残すという表現が用いられています。 “I’m trying to reach Mike from the finance team. Is he available?” や “Could you let him know that I’ve emailed the reports he asked for?” などの表現がこれに当たります。

不在時の対応の例②(かけなおす場合)

A: Hello, this is Sarah from XYZ Enterprises. May I speak with Mr. Johnson?
（こんにちは、XYZ EnterprisesのSarahです。Johnsonさんに話すことは可能でしょうか？）

B: I’m sorry, but Mr. Johnson is out of the office today. Can I help you with anything?
（申し訳ありませんが、Johnsonさんは今日、オフィスにいません。何かお手伝いできることはありますか？）

A: I wanted to discuss our proposal. Can I call back tomorrow?
（私たちの提案について話すつもりでした。明日再度電話してもよろしいでしょうか？）

B: Of course, Sarah. He will be in the office tomorrow morning.
（もちろんです、Sarahさん。彼は明日の朝、オフィスにいます）

SarahさんがMr. Johnsonさんに連絡を試み、その人物が不在の場合には別の時間に連絡を試みるというシーンです。このような場合には、特定の人物に連絡を試み、その人物が不在の場合には再度連絡を試みる旨を伝える表現が役立ちます。例えば、 “May I speak with Mr. Johnson?” や “Can I call back tomorrow?” のような表現がそれに該当します。